¿Cuántas veces hemos pensado: «no voy a poder realizar este proyecto o tarea», «me viene grande», etc?
Esto no suele tener que ver tanto con nuestras habilidades, sino con nuestra percepción de ellas en ese momento, aunque a veces pueda darse el caso de que alguien de la junta directiva se tome interés en lo que para ellos puede ser un pequeño proyecto o tarea, pero en realidad se trate de una auditoría o de una integración de plataformas.
Es en esos momentos que no sentimos que todo fluye como es debido cuando estructurar nuestro proyecto de una forma adecuada nos puede ayudar ayudar a liberar parte de la ansiedad que supone llevar a cabo esta tarea tanto si trabajamos en consultoría, cliente final o agencia y sacarle el máximo partido a tu trabajo en SEO o en el ámbito digital.
¿Va a ser útil?
Además de la presión, las diversas áreas del SEO y en el resto de trabajo en entorno digital, hacen más complejo si cabe el alcanzar nuestros objetivos. Esto es más difícil si cabe cuando tenemos en cuenta que todas estas disciplinas están en constante evolución y la tecnología puede quedarse obsoleta con rapidez.
¿Qué es un proyecto?
Para gestionar un proyecto, primero debemos saber lo que es. Este concepto tiene una definición bastante estricta para evitar ambigüedades, ya que el principal objetivo es entregar algo que proporcione valor y tenga un beneficio para la organización. Para las diferentes personas involucradas, el concepto de valor puede ser distinto. Un investigación de palabras clave para nosotras puede tener mucho valor, pero no así para alguien cuyo trabajo no sea SEO, pero que deba gestionar nuestro trabajo.
Según la Asociación Española de la Calidad, es un proceso único que consiste en un conjunto de actividades coordinadas para lograr un objetivo específico en un tiempo determinado. Podeis mirar la norna UNE 166000, que es el equivalente a las normas ISO en España. Un proyecto se compone de los siguientes aspectos:
- Objetivo
- Recursos: humanos y de equipamiento
- Un alcance específico
- Tiempo
- Coste
Se gestiona con una serie de metodologías específicas para proporcionar valor mediante unos entregables finales. Todo esto se especifica en la primera fase del proyecto.
La metodología a emplear se debe elegir dependiendo de variables tales como:
- El alcance del proyecto
- El tamaño del equipo/ empresa
Por ejemplo, la metodología lean puede ser útil a veces. Para una migración web, va mejor usar en cascada.
Fases
Es necesario adaptarlas a nuestra situación: en dónde trabajemos. Pero, siempre va a tener las siguientes fases:
Concepción e iniciación
Muchos creen que planificar es lo primero, pero debemos sabe qué hay que planificar en primer lugar. En esta fase, el gestor de proyecto filtra ideas para asegurar su viabilidad. Dependiendo del tamaño del proyecto y de otras variables, se utilizan diversos tests, que pueden ir desde sentarse con tranquilidad un par de horas a utilizar tests específicos que pueden utilizar los ingenieros de grandes obras públicas.
Definición y planificación
El gestor de proyecto planifica la hoja de ruta, produce el documento del proyecto, contrata personal, decide objetivos y cómo medirlos, planifica comunicaciones y riesgos. Se pueden usar objetivos tipo SMART o CLEAR.
Ejecución
Durante esta fase, el gestor debe llevar el equipo y, sobre todo, decidir si redirecciona el proyecto. Por ejemplo, en una migración de un sitio web grande, el gestor puede decidir si migra o no un blog que no se ha mirado desde el 2014, por ejemplo, pero que además entraña alguna dificultad añadida por la que no se va poder migrar en el tiempo específico que se tiene para llevarla a cabo. Dichas dificultados pueden ser de tipo organizativo también, es decir, falta de recursos en el equipo, etc.
Rendimiento y supervisión
Hay diferentes formas de medir y son distintas de las que estamos acostumbradas a utilizar. Por ejemplo, si se va a finalizar en el plazo estipulado, coste/ esfuerzo, etc. Hay que elegir la más adecuada al proyecto y a tus recursos.
Cierre de proyecto
El gestor de proyecto decide cuándo cerrar el proyecto. Por ejemplo, en el caso del ejemplo anterior de la migración, puede ser que la migración no se pueda llevar a cabo si hay algún problema inesperado con el dominio al que se vaya a migrar, una crisis que haya que gestionar inesperadamente, etc.
En esta fase, se analiza el proyecto para ver lo que queda por hacer y lo que se ha conseguido. El gestor debe llevar a cabo las tareas administrativas propias de la fase: documentos de cierre, llevar reuniones de cierre de proyecto y determinar si lo que queda por hacer puede ser parte de otro proyecto.
Buen proyecto
- Hay beneficio
- Hay suficientes recursos e inversión
- Es algo positivo para el futuro de la organización
Un mal proyecto, o uno que no lo es, es justo el contrario: sin recursos, sin objetivo identificado y no ha dado resultados positivos para el futuro de la organización, aunque si no se implementan adecuadamente las recomendaciones tampoco será beneficioso ningún proyecto.
Un aspecto a resaltar es el tiempo. Los proyectos llevan ya de por sí cierto tiempo. Si dura poco, entonces es muy probable que no lo sea. En el caso de que se compare vuestra propuesta actual con un posible proyecto anterior, hay que mirar muy bien las circunstancias, ya que serán distintas y puede que el proyecto anterior no lo fuera realmente.
La gestora de proyecto
Es la persona encargada de poner la piezas del rompecabezas en su sitio. Gestionar un proyecto puede ser más complejo de lo que parece y entrañar cierto riesgo, especialmente en los proyectos que llamamos de alta incertidumbre o riesgo. Estos son los proyectos que no tienen cierto riesgo de que no vayan a cumplir objetivos en el tiempo y presupuesto especificados.
Como ya hemos visto en la descripción de las fases, el gestor o gestora de proyecto es responsable de, entre otras cosas:
- Asegurar la viabilidad del proyecto
- Gestionarlo
- Llevar el equipo y asegurarse de que todos estén remando en la misma dirección
- Marcar el plan de comunicación
- Gestionar los riesgos, etc
No es un trabajo pequeño, por lo que tener una estructura a seguir puede ayudar. Además, la mayor parte de los proyectos van a incluir siempre personas cuyo trabajo no es ni SEO ni marketing, ni tecnología. Pero dependen de lo que se vaya a hacer.
Así que un plan estructurado con una comunicación adecuada siempre va a quedar bien como poco, además de que los diversos departamentos están acostumbrados generalmente a ver los planes por escrito, como los que deben hacer a principios de año.
Habilidades
- Comunicativas
- Organizativas
- Puntualidad a la hora de entregar tareas
- Capacidad de adaptación
Se aprende a:
- Filtrar ideas que no se pueden realizar en ese momento
- Gestionar reuniones, sobre todo las de inicio y cierre de proyecto
- Pensamiento estratégico, liderazgo
- Producir visualización de datos
¿Qué no es gestionar un proyecto?
- Gestionar una cuenta
- Tareas sueltas
- Usar gráficos
Un gestor de proyectos siempre tiene como único objetivo gestionar proyectos y no tener contentos a los clientes. Las tareas sueltas e inconexas no son proyectos, aunque sean repetitivas.
En cuanto a usar gráficos, es muy importante usarlos para comunicar tanto interna como externamente. La visualización de datos es una asignatura pendiente en muchos caso. Sin embargo, el que se utilicen gráficos no implica que se esté gestionando un proyecto. Motivos para usar gráficos:
- Para que el equipo sepa lo que tiene que hacer
- Para comunicar externamente la evolución de un proyecto
- Para hacer saber qué decisiones se han tomado en situaciones complejas
El tipo de gráfico a realizar depende de qué se vaya a decir, el momento y a quién se vaya a decir. Pueden ser tan variados como un gráfico de Gantt, flujo de toma de decisiones o un cuadro de mandos.
¿Por qué gestionar proyectos en SEO y digital?
- Mayor productividad
- Se suelen tomar más en serio los proyectos y tareas
- Rompe silos
- Se evitan problemas en la fase de ejecución
Lo que más me gusta y puedes ganar tú
- Se terminan los proyectos con mayor facilidad: siempre hay muchos obstáculos en el camino
- Las habilidades son transferibles y te pueden permitir avanzar
- Se aprende más acerca de la empresa en la que estés
- Puedes introducir cosas nuevas (para la empresa, por ejemplo, una cuenta de GA que esté optimizada)
- Eleva el perfil internamente
- Se puede conseguir aceptación interna con mayor facilidad
Ideas a tener en cuenta
- La comunicación hay que establecerla desde el principio
- Hay que ser firmes en todo momento
- Si algo no está en el documento de proyecto, no se hace
- La habilidades son transferibles de empresa a empresa y de sector a sector
Algunos recursos
Gráficos y diagramas:
- IBM – https://www.ibm.com/cloud/process-mapping
- Lucidchart – https://www.lucidchart.com/pages/
- Canva – https://www.canva.com/graphs/
Asociaciones:
- Asociación Española de la Calidad https://www.aec.es/
- Association for Project Management – https://www.apm.org.uk/
- Project Management Institute – https://www.pmi.org/
- PMI, Madrid Chapter https://pmi-mad.org/